Quelle solution de téléphonie choisir pour une PME ?

La téléphonie reste un élément essentiel du fonctionnement d’une PME. Les appels avec les clients, les fournisseurs, les collaborateurs et les partenaires nécessitent une solution fiable, adaptée au nombre d’utilisateurs et aux habitudes de travail de l’entreprise.
Le choix d’une solution de téléphonie ne doit cependant pas se limiter au choix d’un téléphone. Il faut également prendre en compte le système téléphonique, le type de postes utilisés, les besoins de l’entreprise et son évolution future.
Entre téléphonie IP, postes numériques, postes DECT et différentes solutions professionnelles, le choix peut rapidement devenir difficile.
Dans ce guide, nous allons voir les principaux critères permettant de choisir une solution de téléphonie adaptée à une PME.

Pourquoi une PME a-t-elle besoin d’une solution de téléphonie adaptée ?

Une PME peut avoir des besoins très différents selon son activité, son nombre d’employés et son organisation.
Une entreprise avec quelques bureaux n’aura pas nécessairement les mêmes besoins qu’une société disposant d’un accueil, de plusieurs services et de nombreux collaborateurs.
Une solution adaptée doit permettre aux utilisateurs de communiquer efficacement tout en restant cohérente avec l’infrastructure téléphonique existante.
Elle doit également pouvoir accompagner l’évolution de l’entreprise sans nécessiter un remplacement complet de l’installation à chaque nouvelle étape.

Quels sont les principaux types de téléphonie pour une PME ?

Avant de choisir une solution, il est important de distinguer les principaux types de postes disponibles dans une installation professionnelle.

La téléphonie IP

Les postes IP utilisent le réseau informatique de l’entreprise pour communiquer avec le système téléphonique.
Ils permettent de disposer de fonctionnalités adaptées aux environnements professionnels et peuvent être particulièrement intéressants pour les entreprises disposant déjà d’une infrastructure réseau adaptée.
Chez Maysara, plusieurs postes IP Alcatel-Lucent sont disponibles, notamment l’ALE-20, l’ALE-30, l’ALE-400BT et l’ALE-500BT.

La téléphonie numérique

Les postes numériques constituent une autre solution pour les installations téléphoniques professionnelles.
Ils peuvent être particulièrement adaptés lorsqu’une entreprise utilise déjà un système téléphonique compatible avec ce type de postes.
Le Alcatel-Lucent 8019/8019S proposé par Maysara est un exemple de poste numérique destiné aux environnements professionnels Alcatel-Lucent compatibles.

Les téléphones DECT

Les téléphones DECT sont conçus pour les utilisateurs qui ont besoin de mobilité à l’intérieur de leur environnement professionnel.
Ils peuvent notamment être utiles dans les bureaux, espaces commerciaux, hôtels, établissements de santé ou environnements dans lesquels les collaborateurs ne restent pas constamment à leur bureau.
Maysara propose notamment des solutions DECT Alcatel dans son catalogue.

Comment choisir une solution de téléphonie pour une PME ?

Le choix doit commencer par l’analyse des besoins réels de l’entreprise.

Déterminer le nombre d’utilisateurs

Le nombre de collaborateurs constitue le premier élément à prendre en compte.
Il faut déterminer combien de personnes auront besoin d’un poste téléphonique et prévoir une marge pour les futurs recrutements.
Une entreprise qui prévoit de se développer doit éviter de choisir une installation limitée à ses besoins actuels.

Identifier les besoins de chaque utilisateur

Tous les collaborateurs n’ont pas nécessairement les mêmes besoins.
Un poste destiné à un accueil ou à un standard peut nécessiter davantage de fonctionnalités qu’un poste utilisé occasionnellement par un employé.
Il peut également être nécessaire de prévoir des téléphones différents selon les services et les habitudes de travail.

Vérifier le système téléphonique existant

Avant de choisir un nouveau poste, il faut vérifier le système téléphonique déjà installé dans l’entreprise.
La compatibilité entre le poste et le système constitue un critère essentiel.
Par exemple, le poste Alcatel-Lucent ALE-20 proposé par Maysara est conçu pour les plateformes compatibles de la marque, notamment OmniPCX, OXO Connect et OXO Connect Evolution.

Prévoir l’évolution de l’entreprise

Une PME peut rapidement ajouter de nouveaux collaborateurs, ouvrir de nouveaux bureaux ou modifier son organisation.
La solution de téléphonie doit donc être suffisamment évolutive pour accompagner ces changements.
Il est préférable de réfléchir à l’évolution prévue sur plusieurs années plutôt que de choisir uniquement en fonction du nombre actuel d’utilisateurs.

Téléphonie IP ou numérique : quelle solution choisir ?

Le choix entre IP et numérique dépend principalement de l’installation existante et des besoins de l’entreprise.
La téléphonie IP peut être particulièrement intéressante lorsqu’une infrastructure réseau adaptée est déjà disponible et que l’entreprise souhaite utiliser des postes IP modernes.
La téléphonie numérique peut quant à elle rester pertinente dans une installation professionnelle existante utilisant des systèmes compatibles.
Il n’existe donc pas une solution universelle valable pour toutes les PME. Le bon choix dépend de l’architecture existante et des objectifs de l’entreprise.

Quel téléphone choisir pour un bureau ?

Pour un utilisateur travaillant principalement depuis son bureau, un poste professionnel filaire peut constituer une solution simple et efficace.
Le choix du modèle dépendra ensuite des fonctionnalités nécessaires, du système utilisé et du niveau de confort recherché.
Pour les utilisateurs ayant besoin de fonctionnalités IP, Maysara propose notamment plusieurs modèles Alcatel-Lucent et Myriad.

Quel téléphone choisir pour un accueil ou un standard ?

Les postes utilisés à l’accueil d’une entreprise peuvent avoir des besoins différents de ceux d’un utilisateur classique.
L’utilisateur peut avoir besoin d’un accès rapide à plusieurs fonctions, d’une meilleure visibilité des appels ou de touches programmables selon le système utilisé.
Il est donc préférable de choisir le poste en fonction de l’utilisation réelle plutôt que de sélectionner le modèle le moins cher.

Quand choisir un téléphone DECT ?

Le DECT devient particulièrement intéressant lorsque les collaborateurs doivent pouvoir se déplacer tout en restant joignables.
Il peut être adapté aux environnements dans lesquels un téléphone fixe placé sur un bureau ne répond pas aux besoins de mobilité.
Le choix doit cependant prendre en compte le système téléphonique utilisé et la compatibilité des équipements.

Les erreurs à éviter lors du choix d’une solution de téléphonie

Choisir uniquement en fonction du prix

Le prix d’un téléphone ne permet pas à lui seul de déterminer s’il correspond aux besoins de l’entreprise.
Un modèle moins cher mais incompatible avec l’installation existante peut finalement coûter davantage à l’entreprise.

Négliger la compatibilité

C’est l’une des erreurs les plus importantes.
Avant de commander un poste, il faut vérifier sa compatibilité avec le système téléphonique et la configuration existante.

Ne pas prévoir l’évolution

Une installation parfaitement adaptée à cinq utilisateurs peut devenir insuffisante lorsque l’entreprise atteint quinze ou vingt utilisateurs.
Prévoir une capacité d’évolution permet d’éviter des modifications coûteuses à court terme.

Choisir le même téléphone pour tous les utilisateurs

Tous les collaborateurs n’ont pas les mêmes besoins.
Un poste destiné à l’accueil, un téléphone pour un bureau individuel et un téléphone destiné à un utilisateur mobile peuvent nécessiter des équipements différents.

Quelle solution de téléphonie pour une PME ?

Pour déterminer la solution la plus adaptée, il faut examiner plusieurs éléments :
• nombre d’utilisateurs ;
• système téléphonique existant ;
• type de postes nécessaires ;
• besoins de mobilité ;
• fonctionnalités recherchées ;
• évolution prévue de l’entreprise ;
• compatibilité du matériel.
Cette analyse permet de déterminer s’il est préférable de privilégier des postes IP, numériques ou DECT, ou de combiner plusieurs types de postes dans la même installation lorsque le système le permet.

Pourquoi choisir une solution professionnelle ?

Une solution de téléphonie professionnelle doit être pensée comme une infrastructure et non comme une simple collection de téléphones.
Le système, les postes, les équipements complémentaires et les besoins des utilisateurs doivent fonctionner ensemble.
Une installation correctement dimensionnée permet également de faciliter les extensions et les remplacements futurs.

Maysara : des solutions de téléphonie pour les entreprises

Maysara propose une gamme d’équipements de téléphonie professionnelle destinée aux entreprises, notamment différents postes IP, SIP, numériques et DECT.
Le catalogue comprend notamment des solutions Alcatel-Lucent adaptées à différents environnements professionnels.
Le choix du matériel doit cependant toujours être effectué en fonction du système existant et des besoins précis de l’entreprise.

Besoin d’aide pour choisir votre solution de téléphonie ?

Le choix d’une solution de téléphonie pour une PME dépend du nombre d’utilisateurs, du système existant, du type de postes recherché et de l’évolution prévue de l’entreprise.
Si vous avez besoin d’identifier les équipements adaptés à votre installation, Maysara TECH peut vous accompagner dans le choix de votre matériel professionnel.
Découvrez nos solutions de téléphonie professionnelle ou contactez notre équipe pour votre projet.

FAQ

Quelle solution de téléphonie choisir pour une PME ?

La solution dépend principalement du nombre d’utilisateurs, du système existant, des fonctionnalités recherchées et des besoins d’évolution de l’entreprise.

Une PME doit-elle choisir des téléphones IP ?

Pas nécessairement. Les téléphones IP peuvent être adaptés à certaines infrastructures, mais le choix doit toujours tenir compte du système téléphonique existant et de la configuration de l’entreprise.

Quelle est la différence entre un téléphone IP et un téléphone numérique ?

Un téléphone IP communique via une infrastructure réseau IP, tandis qu’un téléphone numérique est destiné à un système téléphonique compatible avec cette technologie. Le choix dépend donc notamment de l’installation existante.

Quand utiliser un téléphone DECT ?

Le DECT est particulièrement intéressant lorsque les utilisateurs ont besoin de mobilité tout en restant joignables dans leur environnement professionnel.

Peut-on utiliser plusieurs types de téléphones dans une même entreprise ?

Cela dépend du système téléphonique et de sa compatibilité avec les différents types de postes. Une entreprise peut avoir des besoins différents selon les utilisateurs et les services.

Conclusion

Choisir une solution de téléphonie pour une PME nécessite de prendre en compte bien plus que le modèle du téléphone.
Le nombre d’utilisateurs, le système existant, le type de postes, les besoins de mobilité, les fonctionnalités recherchées et l’évolution prévue doivent être étudiés avant de choisir le matériel.
Les solutions IP, numériques et DECT peuvent répondre à des besoins différents. L’objectif est donc de sélectionner une configuration cohérente avec l’infrastructure et l’organisation de l’entreprise.
Une analyse correcte des besoins permet ainsi de construire une solution de téléphonie professionnelle fiable, adaptée et évolutive.